Entente de traitement des données
L’entente type entre un client (le responsable) et AIMERICA LLC (le sous-traitant). Version du 24 septembre 2026.
Ceci est notre modèle type. Pour le mettre en vigueur, écrivez à sales@a1merica.ai depuis l’adresse du propriétaire du compte, avec le nom de votre entreprise et la date; nous contresignons et chaque partie garde une copie. En cas de divergence entre une entente signée et cette page, l’entente signée prévaut. La version anglaise est celle qui fait foi.
1. Parties et portée
La présente entente lie le client nommé dans le compte AIMERICA (le « Client », responsable du traitement) et AIMERICA LLC, 6037 Winthrop Commerce Ave, Riverview, FL 33578, États-Unis (« AIMERICA », sous-traitant). Elle fait partie des conditions d’utilisation et s’applique à tous les renseignements personnels qu’AIMERICA traite pour le Client par l’entremise du service.
2. Ce qui est traité
| Sujet | Détail |
|---|---|
| Nature et finalité | Fournir le service téléphonique d’entreprise : appels, messagerie vocale, textos, télécopies, enregistrements et transcriptions d’appels, réceptionniste IA, contacts, réunions, et la facturation du service. |
| Catégories de données | Noms, numéros de téléphone, adresses courriel, registres et contenu des appels et des messages, enregistrements de messagerie vocale et d’appels, transcriptions et résumés IA, fiches de contacts, adresses d’urgence, détails de compte et de facturation. |
| Personnes concernées | Le personnel du Client, ses clients, les personnes qui appellent, qui textent et ses contacts. |
| Durée | Tant que le Client a un compte, puis la période de suppression de l’article 8. |
3. Obligations d’AIMERICA
- Traiter les renseignements personnels uniquement selon les instructions documentées du Client, soit les conditions, la présente entente et les réglages que le Client choisit dans le service, sauf si la loi l’exige autrement, auquel cas AIMERICA en informe d’abord le Client lorsqu’elle le peut.
- S’assurer que le personnel ayant accès est tenu à la confidentialité et n’a accès qu’au besoin.
- Maintenir les mesures de sécurité décrites sur la page Sécurité et ne jamais les réduire pour les données du Client sans préavis.
- Aider le Client à répondre aux demandes des personnes concernées (accès, rectification, suppression, copie des données) dans les dix jours ouvrables suivant une demande, et l’aider dans les évaluations que la loi lui impose, avec l’information dont AIMERICA dispose.
- Mettre à disposition l’information nécessaire pour démontrer le respect de ces obligations et permettre des audits par le Client ou un auditeur qu’il désigne, sur préavis de 30 jours, au plus une fois par année sauf si un organisme de réglementation ou un incident exige davantage.
4. Sous-traitants ultérieurs
Le Client autorise les sous-traitants ci-dessous. AIMERICA avise le Client par courriel au moins 30 jours avant d’en ajouter ou d’en remplacer un; le Client peut s’y opposer dans ce délai, les parties en discutent alors, et le Client peut mettre fin au service sans pénalité si aucune solution n’est trouvée. AIMERICA demeure responsable du travail de ses sous-traitants.
| Fournisseur | Où | Pour quoi |
|---|---|---|
| Telnyx | États-Unis | Numéros de téléphone, appels, textos, télécopies et acheminement du 911 (le transporteur) |
| Deepgram | États-Unis | Reconnaissance vocale : transcriptions et l’ouïe de la réceptionniste IA |
| Cartesia | États-Unis | Synthèse vocale : les voix de la réceptionniste IA |
| OpenAI | États-Unis | Modèles de langage derrière la réceptionniste IA et les résumés |
| Anthropic | États-Unis | Modèles de langage derrière l’assistance IA et les résumés |
| Finix | États-Unis | Paiements par carte : les factures de la plateforme et AIMERICA Paiements |
| ReliableSite | États-Unis (Miami, Floride) | Les serveurs où tout s’exécute et le dépôt de sauvegardes chiffrées hors site |
5. Transferts hors du Québec et du Canada
Tout le traitement a lieu aux États-Unis. Pour les Clients du Canada et du Québec, AIMERICA fournit sur demande l’information nécessaire à l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée exigée par la Loi 25 et applique aux données transférées une protection équivalente aux exigences de cette loi.
6. Incident de confidentialité
AIMERICA avise le Client de tout incident de confidentialité touchant ses données sans délai indu et dans les 72 heures après en avoir pris connaissance, par courriel au propriétaire du compte, avec ce qui est connu : ce qui s’est passé, quelles données et à peu près combien de personnes, les conséquences probables et ce qui a été fait. AIMERICA tient un registre des incidents de sécurité et tient le Client au courant à mesure que les faits sont établis.
7. Obligations du Client
Le Client dispose de l’assise juridique pour les renseignements personnels qu’il apporte au service, donne les avis que la loi exige (y compris les avis d’enregistrement lorsque l’avis parlé d’AIMERICA ne suffit pas à sa situation, et le consentement aux textos) et tient à jour les accès à son compte, les rôles et les adresses d’urgence.
8. Suppression à la fin du contrat
À la fermeture du compte, AIMERICA supprime les renseignements personnels du Client dans les 30 jours, et les sauvegardes chiffrées hors site qui en contiennent encore expirent dans les 30 jours suivants. Avant la fermeture, le Client peut exporter ses données par le service ou en le demandant à AIMERICA. AIMERICA ne conserve que ce que la loi l’oblige à conserver, par exemple les registres de facturation, aussi longtemps que la loi l’exige.
9. Responsabilité et droit applicable
La responsabilité de chaque partie en vertu de la présente entente est assujettie à la limitation de responsabilité des conditions d’utilisation. La présente entente est régie par le droit nommé dans les conditions. Lorsqu’une loi sur la protection des renseignements personnels applicable au Client exige des clauses que la présente entente ne contient pas, les parties les ajoutent par écrit.